Recientemente, en un entrenamiento para líderes de equipo que facilité, estuvimos analizando cuales sentían que eran sus mayores retos. Hubo varios temas en los que se dio una alta coincidencia en l@s participantes, pero, entre ellos, hubo una cuestión que fue común para tod@s: la sensación de estar continuamente desde lo reactivo, atendiendo marrones imprevistos, y yendo de un lado a otro como pollo sin cabeza.

¿Te sientes tú también como un/a bomber@ que se pasa el día apagando fuegos mientras las tareas que debes cumplir se acumulan en un listado de pendientes que no para de crecer? ¿A ti, tal como planteaban est@s líderes, esta dinámica te hace sentir agobiad@?

Si tú también te sientes en momentos agobiad@ con tantos fuegos a apagar y con una sensación de que te falta tiempo para hacer todo tu trabajo, sigue leyendo, que voy a compartirte algunas ideas para que puedas poner remedio a la situación.

Basándome en el enfoque de «gestión del tiempo» que nos propone Stephen R. Covey, te propongo que sigas los siguientes pasos.

PRIMER PASO: Tener claridad de tu propósito y de tus metas

Para poder recuperar nuestro poder es necesario tener claridad de lo que es importante, de los resultados que deseamos obtener. Y es importante hacerlo atendiendo los distintos roles que desarrollamos en nuestra vida.

Esto es el punto de partida y es especialmente importante, puesto que, cuando no tenemos claridad, fácilmente nos veremos desviados a responder ante lo urgente.

SEGUNDO PASO: Comprender como estás invirtiendo tu tiempo.

El citado autor nos aporta un enfoque de “gestión del tiempo” muy útil. Este enfoque se sustenta en la valoración de las actividades según:

• Si son urgentes o no, entendiendo como urgente aquello que requiere una atención inmediata.
• Si son importantes o no en relación a los resultados, es decir, es una valoración en función de si una actividad dada realiza una aportación coherente a nuestra misión, a nuestros valores, y a nuestras metas de alta prioridad.

A partir de estos dos elementos combinados en un cuadro de doble entrada, surgen cuatro espacios, en los cuales podemos clasificar todas las actividades en las que invertimos nuestro tiempo. Estos cuatro espacios son:

1. Cuadrante I: Urgente-importante.
2. Cuadrante II: No urgente-importante.
3. Cuadrante III: Urgente-no importante.
4. Cuadrante IV: No urgente-no importante.

Te pregunto: ¿Dónde se ubican las actividades que realizas tú?

TERCER PASO: Decidir en que vas a invertir tu tiempo para lograr convertirte en una persona efectiva

Covey enfatiza la idea de que no se trata de administrar el tiempo, sino de administrarnos a nosotr@s mism@s desde el compromiso con nosotr@s. Así, añade, si estamos centrados en factores extrínsecos, continuamente nos veremos en los cuadrantes I (urgente-importante) y III (urgente-no importante), reaccionando a fuerzas exteriores. Y, en cambio, dice, si nuestras prioridades surgen de un centro de principios y de una misión personal, el cuadrante II (no urgente-importante) aparecerá como un lugar natural.

En definitiva, la clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino que se trata de ordenar en la agenda las prioridades. Y, para ello, a partir de la conciencia de tus valores y de aquello que quieres lograr, y atendiendo a la valoración realizada en el paso 2 respecto a cómo estás invirtiendo tu tiempo, debes decidir en qué actividades vas a poner tu energía a partir de ahora para convertirte en una persona efectiva.

Antes de proseguir, te pido que pares por un momento la lectura y te permitas imaginarte a ti mismo siendo una persona muy efectiva. ¿Qué consecuencias tendría este hecho en los resultados a los que aspiras, en tu equipo, y en tu vida personal incluso más allá de tu entorno laboral? ¿Verdad que los beneficios no tienen pecio?

Así que, no lo dudes, tómatelo en serio y pasa a la acción para lograr convertirte en esa persona que has imaginado. Y para que te resulte más fácil lograrlo, concluyo el presente artículo con tres consideraciones y una pregunta final de cara a que lo puedes llevar a la práctica:

• Solo se puede obtener tiempo del cuadrante III (urgente-no importante) e IV (no urgente-no importante). Las personas efectivas se mantienen fuera de los cuadrantes que incluyen lo no importante.
• A su vez, tienes que focalizarte en pasar más tiempo en el cuadrante II (importante-no urgente). Este es el cuadrante en el que actuamos en lugar de ser actuados. Para trabajar con este cuadrante es necesario ser proactivo, y, para ello, es importante que tengas claro tu propósito y sentido de dirección y, en base a ello, puedas comprometerte contigo mism@ para decir “sí” a las prioridades importantes del cuadrante II (la cual cosa implica también que aprendas a decir “no” a otras actividades).
• Finalmente, ten en cuenta que el cuadrante I (importante-urgente), donde se ubican las crisis y problemas, no se puede ignorar a primeras, pero que, a medida que apliques los planteamientos anteriores, este cuadrante se reducirá cada vez más.

Finalmente, tal como te anticipé, te planteo una última pregunta. Mi invitación para ti es a que explores AHORA mismo: ¿Qué vas a hacer diferente para atender mejor el cuadrante no urgente-importante?