Las reuniones son los espacios formales de encuentro y comunicación compartida de todo sistema organizativo humano, y pueden tener diferentes propósitos. Son espacios de vital importancia dónde la comunicación nos permite, entre otras cuestiones, coordinar significados y la operativa del equipo.

A pesar de la función esencial que juegan las reuniones en las organizaciones, a menudo, tanto la cantidad excesiva de reuniones que se hacen como, en particular, la manera en que se desarrollan, acaba suponiendo que estos espacios no puedan cumplir de manera óptima con el sentido tan importante que tienen para el buen funcionamiento de la organización. De hecho, incluso, demasiado a menudo las reuniones se experimentan como una pérdida de tiempo y como espacios que ponen una carga absurda en las personas que participan.

Esta forma de experimentar las reuniones es un síntoma que nos señala la necesidad de hacer algo diferente y nos invita a hacer una reflexión:
– ¿Cuál es el coste para la organización del tiempo invertido en reuniones en las que no se obtienen los resultados que estaban planteados?
– ¿Cuál es el coste de oportunidad respecto a las acciones que no se generan cuando las reuniones no son efectivas?
– ¿Qué beneficios aportaría poder implementar reuniones efectivas?

En este contexto, quiero ofrecerte 5 consideraciones básicas para dirigir los espacios de reunión. Dichas consideraciones se centran en la facilitación de la reunión, sin que incluya en el presente artículo el previo a la reunión (prepararla, que supone, entre otros, la elaboración de la agenda y la convocatoria) ni el post-reunión (es decir, que es aquello que cabe hacer de manera posterior a la reunión). ¡Tomo nota para un futuro artículo!

Así pues, las mencionadas consideraciones a tener en cuenta en la dinámica de la propia reunión son:
1) Crear y mantener el espacio de confianza y seguridad.
2) Poner atención para trabajar enfocados a los objetivos. Asegurarse en todo momento que tod@s estamos trabajando en el mismo tema y con el mismo proceso, así como también acompañar para que se obtengan los resultados que han motivado la reunión.
3) Promover un diálogo generativo que aproveche la inteligencia colectiva, a través de metodologías y técnicas de trabajo grupal. Y animar la participación dando espacio a las diferentes ideas, y atendiendo a que la participación sea equilibrada.
4) Enmarcar claramente los acuerdos y tareas que se generen.
5) Es recomendable introducir la cultura evaluativa como un mecanismo que nos permite calibrar cómo ha resultado una reunión dada, y aprender con ello.